中共琼山区纪委 琼山区监委机关音像档案管理办法
2020-09-04 15:42:09 作者： 编辑：蒋健 来源：琼山区纪委监委 点击：
中共琼山区纪委 琼山区监委
机关音像档案管理办法（试行）
第一章 总则
第一条为加强和规范区纪委监委机关音像档案管理，更好地为纪检监察工作提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《海南省纪委监委机关档案管理办法（试行）》、《海南省纪委监委机关音像档案管理办法（试行）》以及音像档案管理的相关技术规范，结合委机关实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的音像档案，是指区纪委监委机关在履行纪检监察职能中利用感光或数字成像设备形成的，或者收集的具有查考、保存和利用价值的音像材料，包括纸质照片、数码照片、音频与视频电子文件、录音带、录像带和影视光盘等特殊载体的历史记录。音像档案一般由各种载体所存储的图像或声像信息和文字说明两部分组成。
第三条 区纪委监委机关形成的音像档案是本机关全宗档案的组成部分，由办公室集中统一管理。形成部门或摄录者应当及时向办公室移交归档，不得拒绝移交归档或据为己有。
第四条 办公室负责监督指导音像材料的归档工作。形成部门负责对应归档的音像材料进行收集与整理，按要求向档案室移交归档。委信息中心负责为音像档案管理提供信息化技术支持。
第二章 收集与归档
第五条 凡是记录区纪委监察机关职能活动的音像材料均属收集归档范围，其形成的音像档案主要有两类：即机关公务活动音像档案和审查调查音像档案。
第六条 机关公务活动音像档案收集范围：
（一）中央纪委、国家监委领导在琼山区参加重要公务活动的音像材料；
（二）区委主要领导参加党风廉政建设和反腐败斗争活动的音像材料；
（三）区纪委全会以及其他全区性重要会议的音像材料；
（四）委班子领导参加的重要公务活动音像材料；
（五）知名人士在琼山区参加党风廉政建设和反腐败斗争活动的音像材料；
（六）本机关重要工作成果和举行重大活动的音像材料；
（七）历届班子成员证件照片及换届班子成员的集体照；
（八）其他相关重大活动及事件的音像材料。
第七条 审查调查音像档案收集归档范围：
（一）审查调查过程中形成的音像材料，主要是记录讯问、搜查、查封、扣押等同步录音录像材料；
（二）审查调查过程中收集的作为证据使用的照片、录音或录像等音像材料。
第八条 归档要求：
（一）机关公务活动音像材料的形成部门应及时收集并整理归档，在形成后第二年6月前移交办公室集中统一保管到档案室。审查调查音像档案由案件承办部门按照“案结卷成，事毕归档”的原则，与检查调查类纸质档案材料同步整理一并向档案室移交归档（归档流程参见附件1）。
（二）形成部门向办公室移交的每一次会议／一项活动／一个项目／一个专题即每组的音像资料均应附文字说明。每组照片的文字说明要反映时间、地点、人物、事由、背景、拍摄者等要素，每组（次）活动或事由的录音、录像资料文字说明要反映时间、地点、人物、内容描述、时长、录音者或摄像者等要素。
（三）照片类电子文件以JPEG或TIFF格式归档；录音类电子文件以WAV或MP3格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4或AVI格式归档。
（四）归档的银盐感光照片应以底片冲印而成，不得修改图像内容；归档的数码照片、音频和视频文件应是用数字成像设备直接摄录形成的,不能对其内容和EXF信息进行修改和处理；归档的录音带和录像带应是原版、原件或是其数字化的成果。
（五）归档的数码照片、音频和视频电子文件应以一次性写光盘或档案级光盘为载体存贮脱机离线归档，亦可建设音像档案管理系统通过单位内网进行在线归档。
（六）反映同一内容的若干张照片，应选择具有代表性和典型性的照片归档，反映同一场景的照片一般只归档一张。归档的音像材料，要求主题鲜明，影像清晰，画面完整，音质保真。
第三章 分类与整理
第九条 照片档案以件（张）为单位进行整理编目。录音录像档案以一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题事由或一个案件等形成的若干个音频或视频电子文件存入光盘，以单张（盒）光盘实体为归档保管单位进行整理编目。
第十条 音像档案保管期限按照照片和影像的保存价值划定，分为永久和定期30年两种。
第十一条 音像档案的属类别代号分别是：公务活动照片档案（ZP）、公务活动录音档案（LY）、公务活动录像档（LX);检查调查照片档案（ZP·1）、检查调查录音档案（LY·1）、检查调查录像档案（LX·1）。
第十二条 分类、排列与命名
（一）公务活动照片档案
分类：在同一全宗（立档单位）内，公务活动照片档案按“档案类别一保管期限一形成年度一组”分类。组是指有密切联系的若干张照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题事由等形成的若干张照片为一组。
排序：各组照片之间按形成先后顺序排列，组内照片按时间或重要程度先后排列。
命名：公务活动照片文件采用“全宗号一档案类别一保管期限一形成年度一组号一张号”格式命名。
音像档案文件名字段说明如下：全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号
档案类别：公务活动照片、录音、录像档案分别用ZP、LY、LX；检查调查照片、录音、录像档案分别用ZP·1、LY·1、LX·1。
保管期限：永久、定期30年用“YJ、D3”代表标注。
形成年度：为4位阿拉伯数字。
组号：为3位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“001”开始排序。
张号：为3位阿拉伯数字，同一照片组内的照片从“001”开始排序。
示例1:2018年10号全宗立档单位拍摄的一组xx工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：10-ZP-YJ-2018-001-001.jpg。
（二）检查调查照片档案
分类：检查调查形成的照片原则上使用A4纸为载体彩色打印或冲印成7寸照片后用A4纸托被随同其他案件材料一并归档。具体的分类排列等整理方法按《中央纪委国家监委机关检查调查类材料归档办法（试行）》和《海南省纪委监委机关档案管理办法（试行）》执行。对应的检查调查数码照片档案在同一全宗内按“档案类别一保管期限一形成年度一案件号”分类。
排序：案件号按形成时间排序，同一案号形成的数码照片档案按时间及逻辑排序。
命名：检查调查照片文件采用“全宗号一档案类别一保管期限一形成年度一案件号一张号”格式命名。
（三）公务活动录音录像档案
分类：在同一全宗（立档单位）内，公务活动录音录像档案按“档案类别一保管期限一形成年度”分类。
排序：同一年度的公务活动录音录像档案按保管实体（光盘）所反映内容的摄录时间顺序排列。
命名：公务活动录音录像档案光盘按“全宗号一档案类别一保管期限一形成年度一音视频文件顺序号”格式命名。
（四）检查调查录音录像档案
分类：在同一全宗（立档单位）内检查调查录音录像档案按“档案类别一保管期限一形成年度一案件号”分类。
排序：同一案件的录音录像档案的电子文件存储在若干个光盘中，按形成的时间或逻辑顺序进行排列。
命名：检查调查录音录像档案按“档案类别一保管期限一形成年度一案件号一音视频文件顺序号”格式排序命名。
第四章 存储与保管
第十三条 整理存储结构：音像档案可采用建立层级文件夹的形式进行整理存储。一般应先在计算机硬盘非系统分区建立“音像档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同音像档案类别、保管期限、年度、照片组或案件号建立层级文件夹，并以类别代码、保管期限代码、年度、照片组号和案件号等命名层级文件夹。
示例2：XX纪委监委机关检查调查录像档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下，如该机关整理2018年审查001号案件形成的讯问同步录像档案，保管期限为“永久”，即该案件的录像电子文件应存放在以下路径：D:＼音像档案\LX·1\YJ\2018\001＼＊＊＊。
第十四条 如脱机离线归档，各类音像档案应根据分类排序命名的结果，将同一门类同一保管期限同一年度或同一案件的音像档案和编制相应的目录（参见附件2）刻录在符合归档要求的光盘根目录上，并填写光盘盒封面、封底和脊背项目信息（参见附件3）。
第十五条 音像档案存储应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）的要求，推荐采用只读光盘（一次性可写光盘）为脱机存储载体。
第十六条 不同类别不同保管期限不同年度或不同案件的音像档案不应刻录在同一张光盘中脱机归档保存。
第十七条 存储检查调查音像档案光盘应一式两份封存保管，分别用A、B表示其套别，并在光盘盒上标识。复制件由案件承办部门移交办公室存放档案室保管，原件由案件监督管理室保存。
第十八条 保管音像档案应设专库或专柜，保管环境除了参照纸质档案保管条件外，应远离磁场、强热源和有害气体，对光盘的保管环境温度选定范围17℃-20℃，相对湿度选定范围为20%-50%，光盘应装硬盒竖立存放，使用中避免触摸记录涂层。
第十九条 对存储音像档案的光盘每满4年进行一次抽样机读检验，如发现问题及时采取恢复措施。审查调查同步录音录像档案检验、恢复时需由该案承办部门派员参与，2人以上共同制作。
第五章 利用与移交
第二十条 音像档案的提供利用必须严格按照档案管理和案件管理的有关规定办理登记审批手续，未经批准，任何部门和人不得擅自提供利用或外借。
第二十一条 检查调查过程中形成的音像材料移交时应处于密封状态，档案室不检查载体（光盘）存储的录音录像内容，只对载体数量、封套信息和相关目录信息进行核对。承办部门（移交方）对录音录像内容负责和载体的可读性负责，接收移交双方进行签字确认的纸质材料随光盘一同归档。
第二十二条 作为证据使用的音像材料随纸质档案向档案室移交时，应专门予以说明，并记载案号，存放在音像档案专库或专柜中。
第二十三条 根据相关法律法规的规定，机关公务活动音像档案按期随委机关文书档案向琼山区档案馆移交。审查调查音像档案随案件的纸质卷宗暂不移交琼山区档案馆。
第六章 附则
第二十四条 音像档案信息化建设应纳入机关信息化建设规划同步建设。
第二十五条 本办法自发布之日2019年5月27日起施行。